Level_089|ドキュメント検査を行う。

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(以下、ノートです。最終更新日:2015年12月9日)

ファイルを作成後、どこかにそのファイルを提出しなければいけない場合、コメントをつけたままだったり、作成者の不必要な情報(Excelをインストールしたとき、所有者の名前が作成者の名前としてつけられている)が残っていたりしないか、それらをいちいち確認していくのは大変です。

そういうとき、「ファイル」タブドキュメント検査という機能で、確認から情報一括削除を簡単に行うことができます。まず、「ファイル」タブを確認しておきましょう。

Excelをインストールしたとき、所有者の名前がどこに出てくるか? という確認です。管理人の場合は、本名が出てきます。



ファイルタブを押したら、バックステージビューの一番右側、こちらに情報が出てきます。これらの情報をわざわざ消すのは大変ですし、消す必要があるのは、社外などにデータを渡すときです。

こちらを押しましょう。

ファイルタブを開くと、初期値は「情報」です。ここの共有準備の項目にある、問題のチェックをクリックします。そしてドキュメント検査をクリックします。



これをクリックすると……



チェックできる項目は以上の通りです。

① コメント
② ドキュメントのプロパティと個人情報
③ カスタムXMLデータ
④ ヘッダーとフッター
⑤ 非表示の行と列
⑥ 非表示のワークシート
⑦ 非表示の内容

①はLevel075の内容です。
②は最初の説明にあった、使用者情報を完全に消します。
③は気にしないでください。
④はヘッダーフッターを消すことができます。
⑤は非表示の行列を一括削除します。
⑥はも同様、非表示のワークシートを一括削除します。
⑦は内容の通りです。気にしないで問題ありません。

検査ボタンを押下すると、以下の項目が出てきます。とりあえず、全部チェック印を入れて検査ボタンを押す、でいいとも思います。



ここでㇾ点以外の項目が該当している結果となります。上記キャプチャの場合、②が残っていますという説明です。なので「すべて削除」をクリックします。

これで完全に消えます。



終了後は、閉じるをクリックしてください。それでは確認してみましょう。



ここが完全削除されました。つまりはこういう機能です。Excel2010のMOS試験では、もしかしたら出題効率が高いところかもしれないので、押さえておいてください。

以上がドキュメント検査という機能でした。これはWordにもPowerpointにも共通して備わっている機能ですので、しっかり覚えておきましょう。




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