Level_074|PDF形式でExcelファイルをエクスポート。

実際の講義でも、PDFに変換する意味がわからない! という受講生が多くいらっしゃいます。CSVも同様、実際に業務に当たらないと、どうしてこういう機能があるの? どうしてこういう作業が必要なの? と見えてきませんよね。

CSVというのは、前のLevelでも申し上げた通り、他のソフトウェアやデータベースにデータを入力するためのファイル形式です。

では、PDFはどんなときに必要となるファイル形式なのか?

たとえば、請求書を作成したExcelデータを相手先に送るとします。こちら側では、プリントアウトをしたらきちんと体裁よく出力されるよう、作成してあります。完成したその請求書。果たしてExcelのファイル形式でメール送信しても構わないでしょうか。

危険な香りがします。

データを変更できてしまうファイル形式で送付してしまうと、請求金額のゼロをひとつ消してしまうかもしれない。書き換えられてしまうかもしれない。そんな事件に遭遇しそうです。

そこで、完成したデータを相手側に送るとき、PDFに変換して送る、というルールがあります。パッケージ化して送付する、といった具合です。PDF形式で受信した相手は、まるで電子書類を眺めているような感じなります。入力も変更も削除もできなくなる形式なんですね。

相手に編集をさせないため。

つまりは、そういう使用用途です。説明が長くなりました。それではPDFへの変換を行っていきたいと思います。以下のデータをPDFに変更しましょう。



もう完成してある請求書です。これをPDFにしてみます。



手順は、真ん中のファイルの種類の変更の下、PDF/XPSドキュメントの作成をクリックして、右側の作成ボタンを押していきます。XPSというのは、覚えなくていいです。PDFだけ覚えましょう。



ファイルの種類をPDFであるか確認します。

発行ボタンを押した後に、PDFを開く場合は、発行後にファイルを開くというチェックボタンにチェックを入れておいてください。

発行前に、一度オプションというのを見ていきましょう。



PDFで出力する範囲を設定することが可能です。先に設定するのは、発行対象のところかと思います。その後、ページ範囲を決めて、そのほかは特に覚えなくて構いません。OKをクリックしましょう。最後に発行ボタンをクリックし、PDF形式が保存されました。

同様に、開いてみましょう。


PDFのファイル形式をクリックすると……



このように、パッケージ化されて、表示閲覧印刷しかできないような設定になっています。これがPDF形式に出力する操作方法でした。

流れとしては、ファイルタブ→情報と保存→項目を選んで、保存という一連の流れとなります。パターンを覚えれば、どんなファイル形式にも変換できると思いますので、しっかり覚えておきましょう。

それではおつかれさまでしたヽ(^。^)ノ


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