次はヘッダーの設定方法について、各ボタンに合わせて機能を説明していきます。

「ヘッダーフッターツール」の以下のボタンで、ヘッダーとフッターの瞬間移動が可能となります。画面スクロールをしなくても済むので、是非試してみてください。

いま、ヘッダーにカーソルがあるので、フッターに移動ボタンがアクティブになっています。

次に、各部品の説明をします。

これらの赤い四角を左から順番に……

  1. ページ番号
  2. ページ数
  3. 現在の日付
  4. 現在の時刻
  5. ファイルのパス
  6. ファイル名
  7. シート名
  8. 図の書式設定(グレー)

順番に説明をしていきます。

ページ番号は、単に1ページ目、2ページ目というように、出力された用紙に連番を振ります。ヘッダーの左に挿入したい場合、ヘッダー左側にカーソルがある状態でクリックします。

このように挿入されます。挿入後、セルのどこかをクリックしましょう。なにもデータがない場合は「#」となるので、ちょっとだけセルにデータを入れてみました。出力すると、1ページ目なので「1」となります。

出力するページが3ページぐらいであれば、この機能単体の使用でいいのですが、たとえば12ページや15ページなど、多い枚数を印刷する場合、その資料が何ページまであるのかわかりません。

そこで使用するのがページ数です。こちらは総ページ数を表示してくれるので、単体で使用するより、このように使用する場合が多いです。このように表現ができます。

  1. ページ番号をクリックして「&[ページ番号]」を表記する。
  2. 半角入力にして、「/」(スラッシュ)を入れる。
  3. ページ数をクリックして「&[総ページ数]」を表記する。

このような手順となります。こうすることで、現在何ページ目で、この資料は何ページまであるのか? ということがわかります。

現在の日付、現在の時刻ファイルのパス名ファイル名シート名は、それぞれ挿入すればわかると思いますので、ここでは割愛します。

最後、の挿入はどういうときに使用するのか? ということだけを説明しておきます。

例えば、会社でプリントアウトするものは、すべてフッターにロゴを入れなければならない、という決まりがあった場合、ここでロゴを挿入するわけです。

ファイルを指定して、図を入れると……。

このように資料の右角に自社名をつけることが可能です。

そして、これらのボタンが定義づけられたもの(Excelがあらかじめ設定してくれた、各ボタンの組み合わせ集)が、以下のボタンになります。

ヘッダーとフッターグループのヘッダーをクリックすると、一覧が表示されます。

この中で、社外秘・現在の日付・ページ数を選択してみましょう。以下の帯がその組み合わせ集です。

これを選択すると、自動的に3つのヘッダー部分に挿入されます。

いかがでしょう? このように、よく使用される組み合わせとしてフォーマットを用意してくれています。こちらを利用する機会の方が仕事では多いかもしれません。

最後に、ページ別に指定する場合はどうするか? というのを次にご紹介します。