例を挙げて説明しましょう。

あなたが管理者で、あなたの部下から報告書がExcelでメール到達した場合のケースを想定しましょう。

管理者であるあなたが、そのファイルを開き、確認を行います。確認後、それをプリントアウトして発送業務等に入りたいのですが、2件ほど疑問点が浮かびました。

データは細かいので、メールで意思伝達は困難です。そこで使用できるのがコメント機能。

まず、管理者であるあなたは、問題のセルをアクティブセルにします。以下のデータの場合、問題のセル「C5」とします。

初めてご紹介するタブです。「校閲(こうえつ)」タブを選択しましょう。使用するのは赤い四角のボタン。「新しいコメント」をクリックします。

吹き出しが登場して、問題のセルに対してコメントを挿入することが可能となります。

太字になっている箇所は、このコンピューターの使用者の名前が出てきます。自由に変更できますので、もし不一致の場合は直してあげると丁寧です。こういった機能で、ポイントを指定して指示を伝えることが可能となります。

それでは、部下が修正するときを確認してみましょう。

コメントが入力しているセルは、セルの右上に赤いチェックが入ります。そのセルをクリックすると、「新しいコメント」と表示されていたリボンの部品が「コメントの編集」という項目になります。

これを押すことで、編集することが可能です。

また、複数コメントがある場合、「前へ」「次へ」ボタンで、コメントの入力しているセルに移動が可能です。オレンジ枠の中の「すべてのコメントの表示」を押すと、シートに入力されているコメントを全て表示することができます。

コメントを削除するときは、編集ボタンのすぐとなりの削除を押すことで、コメントを削除することも可能です。

削除すると、セルの右上に見える赤い三角マークが消えます。

コメント機能についてはここまでとなります。

要件が短ければ言葉やメールでの連絡のほうが早いのですが、要確認してほしいデータだったり、間違いを指摘してあげる場合は、こうしてデータ上にコメントを記載してあげると作業効率も上がるかと思います。

記事更新日:2016年12月20日

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