Excelでは「顧客名簿」や「売上一覧」など、びっしりとセルにデータが敷き詰められたブックと遭遇することは、とても多いことと思います。

このように整理されたデータシートは、Excelで並び替えたり、条件に基づいてフィルタリングしたり、というようなことができます。そういった操作が用意されているタブが、これから説明をする「データ」タブです。

この「データ」タブを勉強する前に、この「データ」タブを使うにあたって必要な、基本的な用語を勉強しておきましょう。以下の画像キャプチャをご覧ください。

このデータの集まり。一行目の先頭に見出し(項目名)があり、その見出しに倣って二行目以降も、それぞれのデータが規則的に入力されています。

見出しに書式を設定し、罫線で仕切りをつけ、このように見栄えを良くしたもの。わたしたちは一般的に「表」と呼んでいますよね。

エクセルでは、この「表」を「データベース」として取り扱うことが可能なのです。

データベースとは、Wikipediaの説明を引用しますと「(コンピュータによる情報処理で)蓄積・検索・更新などに便利なように有機的に整理された情報の集まり」ということ。

つまり、この表をエクセルがデータベースとして自動的に認識してくれるため、作成した表にフィルタボタンを付けて、該当データを探したり、その抽出したデータを数えたり、また必要に応じて並び替えたりとすることができるわけです。

ですから、データベースとしての用語もすこし覚えておかないといけません。エクセルでは告知なしに、さらっと使っていますからね……

  • 赤い枠で囲った縦の要素を「カラム」と呼んでいます。
  • オレンジ色で囲った横の要素を「レコード」と呼んでいます。
  • 紫の部分を「フィールド」と呼んでいます。

例えば、このキャプチャの表で、田中さんのみを抽出したとします。

目視でも6件抽出されたことがわかりますが、ステータスバーに……。

10レコード中6個見つかりました、といった言葉で出てきます。ですから、ここできちんと覚えておきましょう。

この 「データ」タブでできることは、以下の通りです。

  • 外部からのデータ(形式は様々)を持ってくることができる
  • 売上の高い順(降順)に並び替えることができる
  • 売上の低い順(昇順)にも並び替えることができる
  • 条件を指定して、知りたい並びのレコードの抽出ができる
  • 重複したデータを削除することができる

などなどです。

データの入力規則を設定したり、毎月いくら払えばいいかなどのローンの集計を行うゴールシークという機能もあったりしますが、100Excelの範囲は基本操作をメインとしていますので、ここでは割愛させていただきます。

それでは次より、「データ」タブでできる基本的な操作を説明してきましょう。