データベース機能、というとなんだか大それた感じがしますが、Excelで操作できるデータベース機能は、非常に単純なものです。

まず、レコードを抽出するためフィルタ機能を使用していきましょう。フィルタをこのデータベースで適用するためには、この赤い四角の中、どこでも構わないので、アクティブセルにしてください。

「データ」タブ、携帯電話の電波マークのような「フィルタ」ボタンをクリックします。

ものとして説明するなら「漏斗(じょうご・ろうと)」なのですが、子どものころ自分の胸がやたら凹んでいたいのを思い出すので、断固としてその用語は使わずに説明しています(とまあ、同じことを毎回話すネタではあるのですが)。

見出しにフィルタボタン【▼】が適応されます。

フィルタボタンを押す前は、アクティブセルはどこでもいい、と説明しました。けれども、この方法では設定できない場合もあります。

表のまわりにデータがなにもない場合のみスムーズにできるのですが、表に隣接するセルにデータがあったらできない場合があります。

見出しにフィルタボタンがつかない場合、見出しを選択してから「フィルタ」ボタンを押すようにしてください。

では、担当者「田中太郎」さんだけのレコードを抽出します。担当者名のフィルタボタンを押すと、以下の帯が出てきます。ここで「田中太郎」さんだけにチェックを入れましょう。

最初は全員チェックがついているので、「すべて選択」のチェックを外し→「田中太郎」のチェックを入れて、OKボタンを押しましょう。

このように抽出されます。左側の行番号をご覧ください。

つまり、フィルタ機能でレコードを抽出するということは、行が非表示になって登場している、ということになります。

この抽出した状態でオートフィルを使いたい場合、可視セルの設定を利用せずに使用することができるので、大変便利です。

可視セル。忘れちゃった方は022の記事にお戻りくださいね。

それでは、解除の方法も合わせて記載しておきます。適用されていると、担当者のフィルタボタン▼がフィルタマークに変わっていることが確認できます。

それをもう一度押しましょう。

担当者名からフィルタをクリア、という項目をクリックすれば元に戻ります。これでレコードの抽出、フィルタ機能の解除方法は完了です。