ファイルを作成後、どこかにそのファイルを提出しなければいけない場合、コメントをつけたままだったり、作成者の不必要な情報(Excelをインストールしたとき、所有者の名前が作成者の名前としてつけられている)が残っていたら、とても嫌ですよね。

管理人の場合、新規ファイルを作成しただけで、ここに屋号が出てきます。

管理人が作成したファイルを納品し、それをクライアントが使い、さらにクライアントが関連会社にメール添付で送信したら……「Transparently」? ってことになります。

そういうとき、「ファイル」タブドキュメント検査という機能で、確認から情報一括削除を簡単に行うことができます。

ファイルタブを開くと、初期値は「情報」です。ここの共有準備の項目にある、問題のチェックをクリックします。そしてドキュメント検査をクリックします。

これをクリックすると……

必ず検査前に保存を聞いてきます。取り消せない作業が発生するため、必ず保存してください、ということです。シートの削除操作と同じですね。

① コメントと注釈
② ドキュメントのプロパティと個人情報
③ データモデル
④ コンテンツアプリ
⑤ 作業ウィンドウアプリ


検査ボタンを押下すると、以下の項目が出てきます。とりあえず、全部チェック印を入れて検査ボタンを押す、でいいとも思います。

ここでレ点以外の項目が該当している結果となります。

上記キャプチャの場合、②が残っていますという説明です。なので「すべて削除」をクリックします。これで完全に消えます。

終了後は、閉じるをクリックしてください。

確認してみましょう。この関連ユーザーというところにあった項目がリセットされました。

ここが完全削除されました。つまりはこういう機能です。

以上がドキュメント検査という機能でした。これはWordにもPowerpointにも共通して備わっている機能ですので、しっかり覚えておきましょう。

記事更新日:2016年12月20日

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