シートのコピーと注意点

LEVEL 9「データを『守る』」 に到達です。LEVEL 8 まではデータを「動かす・整える・呼び出す」関数や機能を学んできました。

LEVEL 9 では視点を変えて、作ったファイルや表を、壊さず・消さず・きちんと守る ためのお話に進みます。地味なテーマに見えますが、実務で「事故が起きる」のは、まさにこの領域です。

複雑な関数が間違っているよりも、「オリジナルのシートをコピーしたものと間違えて上書きしてしまった」「オリジナルのシートを消してしまった」「パスワードを忘れた」 ── そういう、シンプルだけど取り返しのつかないトラブルのほうが、圧倒的に多いのです。

第1弾は シートのコピーと、その注意点 から始めます。

シートをコピーする3つの方法

Excel でワークシートをコピーする方法は、大きく3つあります。

① シート見出しを右クリック →「移動またはコピー」

いちばん基本かつ確実な方法。シート下部の タブ（見出し） を右クリックして、メニューから「移動またはコピー」を選びます。

② Ctrl を押しながらシート見出しをドラッグ

シート見出しを Ctrlキーを押しながら 左右にドラッグすると、コピーが作成されます。マウスポインタに 小さな「＋」マーク が付いていればコピー、付いていなければ移動です。

③ シートタブから「シートのコピー」ボタン

リボン経由でも操作できますが、上の②が圧倒的に速いです。

①の手順をもう少し詳しく見ていきます。

シート見出しを右クリック →「移動またはコピー」を選ぶと、ダイアログが開きます。

ダイアログの左下にある「コピーを作成する」のチェックボックスが、いちばん大事なポイントです。

ここからが、今回いちばんお伝えしたい話です。

「移動またはコピー」というメニュー名なのに、デフォルトでは「コピーを作成する」にチェックが入っていません。

つまり、何も考えずに OK を押すと、ただの「移動」になります。「コピーしたつもりだったのに、移動になっていた」── これが、Excel あるあるトラブルの代表格です。

気づいたときには「あれ、オリジナルのシートがない！？」となります。

「移動またはコピー」を使うときの、現場の知恵を3つ。

① 必ずダイアログ左下の「コピーを作成する」を最初に確認する

シート操作に関しては、実際に指差し確認までしなくてもいいのですが、いったん一呼吸置いてから操作することをおすすめします。

② コピー目的なら、Ctrl+ドラッグのほうが安全

ダイアログを開かずに、Ctrlキーを押しながらシート見出しをドラッグ すれば、必ずコピーになります。マウスポインタに「＋マーク」が付いていることだけ目で確認すれば、移動と取り違える余地がありません。

シートの操作は、流れる操作でやると事故率がアップします。いったん、キーボードとマウスから手を離して、改めて自分のやる作業を確認してください。Ctrl+Z の利かない操作ですからね。

次回は、シート単位での 保護機能（シートの保護） とパスワード設定について。「触られたくないセル」を守る仕組みと、その注意点をお話しします。