データのインポート方法①

新入社員の方に安心していただきたいのは、右も左もわからない状態で、「新規ブックに何かを作れ！」と先輩から命令されることは、まずありません。

つまり、実務でExcelを使うとき、ゼロからデータを入力する ことは稀だということです。ある程度の仕事の背景を知らないと、私ですらワークシートを扱えませんからね。

多くの場合、

システムから出力したCSVを使用する
他部署から送られてきたデータを貼り付ける
Webサイトから情報を取り込む

など、他の場所からデータを取り込んで 作業することのほうが多いのではないでしょうか。

このレッスンでは Excelにデータをインポートする方法 の基本をご紹介します。

なお、このレッスンは「中級」レベルとなりますので、順番に読まれている方で少し難しく感じた方は、一覧に戻ってレッスン１８の「セル結合」まで進んでください。

CSVファイルとは

まず、実務でよく出くわすファイル形式から学習していきましょう。

CSV（シー・エス・ブイ）ファイル とは、データを「,（コンマ）」で区切ったテキストファイルです。正式名称は「コンマ・セパレーテッド・バリュー」、その頭文字をとって「CSV」と呼びます。

たとえば、次のような中身です。

名前,部署,年齢
田中太郎,営業部,32
鈴木花子,人事部,28
佐藤健,経理部,45

シンプルな文字データなので、どんなシステムでも読み書きできる 利点があります。

給与システム、勤怠管理、会計ソフト ── どのシステムにも「CSVで出力する」「CSVを読み込む」といった機能が備わっています。

CSVをExcelで開く2つの方法

方法1：ダブルクリック

CSVファイルを Windows のエクスプローラーで ダブルクリック すると、通常はExcelで開けます。WindowsにExcelがインストールされていれば、CSVファイルを開くアプリの第1候補になっているはずです。

一番手っ取り早い方法ですが、注意点があります。

CSVのデータに「01001」のような、ゼロから始まる商品コードが含まれているとき、「1001」になってしまう ことがあります。実際に、このレッスンでダウンロードできるCSVファイルをダブルクリックして、Excelで開いてみましょう。

以下のようなアラートが表示されるはずです。

Excelが「これは数字では？」と自動で判断しています。ここで「変換」を選んでしまうと、先頭の 0 が削除された状態でファイルが開きます。

開いたら、 0 が消えている様子を確認してみてください。

方法2：データタブからインポート

ExcelでCSVファイルを安全に読み込む場合は、[データ] タブ＞ [テキストまたはCSVから] という機能を使います。

この方法では、読み込む前に Power Query エディタ が起動します。

このツールはさまざまな機能を持っていますが、このレッスンでは先頭の 0 を保持したまま取り込む方法に絞ってご紹介していきます。

データのインポート手順

具体的な手順を見ていきましょう。

ステップ1：データタブを開く

リボンの [データ] タブ をクリックします。

ステップ2：取得元を選ぶ

左端にある 「データの取得と変換」 グループの中の [テキストまたはCSVから] ボタンをクリックします。

ステップ3：ファイルを選択

エクスプローラーが開くので、読み込みたいCSVファイルを選んで「インポート」をクリック。

ステップ4：プレビュー画面で確認

プレビュー画面が表示されます。データがどのように読み込まれるか、確認できます。特に気をつけたいのは、文字化け していないか、列の区切り が正しいか、という2点です。

文字化けしている場合は、「元のファイル」の項目を「65001: Unicode (UTF-8)」や「932: 日本語 (シフトJIS)」に切り替えてみてください。

おおむね、どちらかで解決できます。

プレビューでは、先頭の 0 が欠損しています。このまま「読み込み」を押すと 0 が消えてしまうため、「データの変換」をクリックして、次のステップに進みます。

ステップ5：Power Query で修正する

Power Query エディタが起動します。

「商品コード」列のヘッダーを右クリックして、データ型を「テキスト」に変更してください。

確認画面では「現在のものを置換」を選択します。

先頭の0が正しく表示されたことを確認したら、「閉じて読み込む」ボタンを押してください。

ステップ6：取り込み結果を確認

新規のワークシートにデータが挿入されます。

「テーブル」という特殊な形式でインポートされます。テーブルの説明はまだまだ先なので、なるほど、こういう取り込み結果になるのか！　という気づきだけでOKです。

まずは、CSVファイルがExcelに正しく取り込めたことを確認してください。

まとめ

CSVファイルは、データのやり取りでよく使われる形式
ダブルクリックで開くと、先頭の0が削除されることがある
大事なデータは [データ] タブ＞ [テキストまたはCSVから] で取り込む
Power Query エディタで、列ごとのデータ形式を指定できる

次回は、もう一歩踏み込んだ取り込み方法を学んでいきます。

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