データのインポート方法②

前回は、CSVファイルを Excel に取り込む基本を学びました。このレッスンでは、Power Query について、もう少し詳しくご紹介します。

Excel に CSVファイルをインポートすると、両者の連携ができている状態になります。これを利用して、データソースを更新 し、自動でデータの再読み込みを体験してみましょう。

Power Query エディタとは

Excel の中には Power Query エディタ という、強力なデータ加工ツールが組み込まれています。

「[データ] タブ＞ [テキストまたはCSVから]」でファイルを選び、プレビュー画面で「データの変換」を選ぶと、起動します。

これは、Excelの中の もうひとつのアプリ だと思ってください。

データを取り込む前に、

など、さまざまな前処理が可能な強力なツールなんですよ。

たとえば、CSVファイルに 100列もデータがあって、必要なのは10列だけ、というケースを想定してください。ダブルクリックで開いてから、毎回90列を手動で削除すると、手間がかかるうえ、誤って必要な列まで消してしまうリスクもあります。

そんなとき、Power Query エディタで、

これで、必要な10列だけがExcelに取り込まれます。しかも、この操作は記録されるので、次に同じCSVを取り込むときも自動で同じ処理が実行されます。

もちろん、この過程でデータの型の変更や、表記ゆれの統一も可能なのです。

「毎月、同じ加工をしている」という作業がある方は、Power Query を使うことで、その作業時間をぐっと短縮できます。

ファイルからインポートしたデータは、元のファイルが更新されたら、Excelもボタン1つで最新の状態に更新できます。

つまり、CSVファイルが新しいデータに差し替えられたら、ワークシート側のデータも差し替えがされるということです。

[データ] タブ＞ [すべて更新] ボタン、または [Ctrl] + [Alt] + [F5] を押すと、再読み込みが実行されます。

「月初に必ず最新版を読み込み直す」といった定期的な運用が、ボタン1つで完結します。

取り込んだデータは、元のCSVファイルと「接続」された状態になっています。画面右側の 「クエリと接続」ウィンドウ で、どのデータと接続しているかを確認できます。

CSVファイルとの連携を切りたい場合は、「クエリと接続」ウィンドウで lesson012-practice.csv を右クリックして「削除」 してください。

これで接続が解除されます。

接続を解除しても、その時点でExcelに取り込まれたデータはそのまま残ります。「このタイミングのデータを固定して使いたい」というケースで活用してください。

レッスン１２で使用した lesson012-practice.csv を再度読み込んでみましょう。レッスン１３のExcelファイルに細かく指示を記載しましたので、順番にトライしてみてください。

まず、前回と同じ手順でCSVを取り込みます。

ここまでは、レッスン１２の作業と同じです。

次に、CSVファイルを直接編集してみます。

lesson012-practice.csv を右クリックして、「プログラムから開く」→「メモ帳」で開いてください。新しい行を1行追加して、上書き保存します。

実は Windowsの標準でインストールされている「メモ帳」が、データを壊さない安全なCSVファイルの開き方です。

最後に、Excelで更新します。

Excelに戻り、[データ] タブ＞ [すべて更新] をクリックしてください。

追加したデータがExcelに反映されましたか？　これが「データソースの更新」の動作です。

Power Query は、Excelの中でも 習得難易度が高い機能 です。

一度では覚えきれなくて当然です。このサイトでは、まず機能の概要をお伝えするにとどめました。Power Query だけを深掘りすると、それだけで1日かかってしまいますからね。

ただ、業務で繰り返し行っている作業を自動化できる 効果は絶大です。「あの月次レポート、また作らなきゃ」と憂鬱になっている方ほど、Power Query の恩恵を受けられます。

実際の操作は、ご自身の業務で「毎月やっている作業」を題材に、少しずつ試してみてください。Power Query 専用の記事も、いつかきっとお届けします。