データの入力規則ーその他の制御

前回はプルダウンリストを学びました。このレッスンでは、それ以外の データの入力規則 を扱います。

「この列には、必ず数値を入れてほしい」「日付は来月以降だけ」「整数のみOK」のように、入力できる値そのものを制限したい 場面は、けっこうあります。

そういうとき、データの入力規則が活躍します。

整数 / 小数点数

数値入力の制限に使います。

[データ] タブ＞ [データの入力規則] で、「入力値の種類」を 「整数」 または 「小数点数」 にします。

「データ」のドロップダウンでは、

次の値の間
次の値の間以外
次の値に等しい
次の値より大きい
次の値より小さい
次の値以上
次の値以下

など、さまざまな条件が選べます。

たとえば、「0以上100以下の整数」だけ入力可能にしたい場合は、

入力値の種類：整数
データ：次の値の間
最小値：0
最大値：100

これで、それ以外の値が入力されたときにエラーメッセージが表示されます。

日付 / 時刻

日付や時刻の入力制限です。

「入力値の種類」を 「日付」 または 「時刻」 にして、データの範囲を指定します。

たとえば、「今日以降の日付しか入力できないようにしたい」場合は、

入力値の種類：日付
データ：次の値以上
開始日：=TODAY()

これで、過去の日付を入れようとするとエラーになります。

今日の日付を自動的に入力してくれる関数 =TODAY() を使うと、毎日「今日以降」が動的に変わる のがポイントです。

TODAY関数について、まだきちんと説明していませんが、今日の日付を出力するとても簡単な関数です。

練習用のExcelファイルを参考に、セルに入力して結果を試してから、こちらの制御を体験してみましょう。

文字列の長さ

文字数の制限です。「社員番号は必ず4桁」「コメントは50文字以内」のような制限をかけたいときに使います。

「入力値の種類」を 「文字列の長さ」 にして、文字数を指定します。

入力値の種類：文字列の長さ
データ：次の値に等しい
長さ：4

これで、4桁ちょうどしか入力できなくなります。

日本語入力モードの制御

データの入力規則には、セルを選択したときに日本語入力（IME）を自動でオン・オフする 機能もあります。

「設定」タブの下部にある 「日本語入力」 のドロップダウンから選択できます。

コントロールなし（初期値）：何も制御しない
オン：セルを選択すると、自動で日本語入力モードになる
オフ（英語モード）：セルを選択すると、自動で英数字入力モードになる

※ それ以外は使用頻度がないので、説明を割愛します。

たとえば、「名前」列は日本語入力オン、「社員番号」列はオフ（英語モード）にしておくと、入力者がいちいち [半角/全角] キーを押して切り替える手間がなくなります。

複数の人が使うシートで設定しておくと、入力ミスの防止だけでなく、作業スピードの向上にもつながる、地味に便利な機能です。

既存のセルに入力規則を追加するとき

既にデータが入っているセルに入力規則を追加した場合、過去のデータはチェックされません。入力規則は、「これから入力するもの」に対する制限です。

過去のデータに不正な値が混じっていないか確認したいときは、[データ] タブ＞ [データの入力規則] ＞ [無効データのマーク] を使いましょう。

入力規則に違反しているセルが赤丸で表示されます。

余談

Excel 講師としての私ですが、実は Web 制作にも携わっています。

Web サイトにはよく「申し込みフォーム」がありますよね。私のサイトは Microsoft Forms を使っているので細かい設定はできないのですが、お客様の Web サイトでは、この「申し込みフォーム」をかなり気を使って開発します。

住所や電話番号の入力が必要なとき、いちいち [半角/全角] を切り替えさせる仕様だと、それだけで 離脱率（フォームの途中で申し込みを諦めてしまう割合）が高くなる傾向にあるんですね。

正しい入力をしてもらうために、いかにストレスをなくすか —— ユーザー目線で常に考えることは、組織でExcelを円滑に使うためにも、つながる部分があると私は考えています。

まとめ

数値、日付、時刻、文字列の長さを制限できる
比較条件は「以上」「以下」「次の値の間」など豊富
=TODAY() などの関数を使えば、基準が動的に変わる
日本語入力モードの制御で、入力作業をさらにスムーズに
エラーメッセージは「停止 / 注意 / 情報」の3種類
既存データの確認には [無効データのマーク] が使える

データの入力規則は、「人を頼らない仕組み」を作るための機能 です。前回のプルダウンリストと合わせて使えば、誰が入力しても揃うシートが作れます。

ショートカット

※このレッスンに対応するショートカットはありません。

データの入力規則 ーその他の制御