ユーザー設定のビューについて

これは少し玄人向けの機能です。

Excelを長く使ってきた人でも、「知らなかった」という人が多い、隠れた便利機能を紹介します。

ユーザー設定のビュー。シートの 表示状態を「ビュー」として保存 しておく機能です。

どんな機能なのか

たとえば、こんな経験はありませんか。

普段は、ある特定の列を非表示にして、データだけ見たい
ただ、月末の集計のときは、すべての列を表示して計算したい
印刷用には、特定の範囲だけ印刷するように設定したい

このように、「シーンによって、シートの見せ方を切り替えたい」 というとき、毎回手動で設定する のは大変です。

ユーザー設定のビュー を使うと、

「普段モード」
「月末モード」
「印刷モード」

このような モード（ビュー）を保存 しておいて、ボタン1つで切り替え られるようになります。

どこにあるのか

リボンの [表示] タブ＞ [ユーザー設定のビュー] にあります。

ビューに保存できる情報

ユーザー設定のビューには、以下のような情報が記録されます。

アクティブセルの位置
表示している列・行（非表示の状態を含む）
ウィンドウ枠の固定の位置
ズーム倍率
印刷範囲の設定
オートフィルターの抽出条件
改ページの設定

つまり、「シートの見た目に関わるあらゆる設定」 がワンセットで保存される、というイメージです。

まさに「Excelエントロピー増大の法則」に抵抗してくれる、強力なツールです。

ビューの作り方

ステップ0：まず「初期状態」をビューに保存しておく（おすすめ）

これは少しコツのいる話ですが、最初にやっておくと、あとでとても助かる 使い方です。

Excelには「デフォルトのビュー」という名前の専用機能は ありません。

そのかわり、何も手を加えていない普通の状態を、いちばん最初に1つのビューとして手動で保存 しておけば、それが「初期状態に戻すためのビュー」として機能します。

なぜこれが大事かというと、列を非表示にしたり、フィルターをかけたりしたあと、「全部表示の、まっさらな状態」に手作業で戻すのは意外と面倒 だからです。あらかじめ初期状態を保存しておけば、ボタン1つで一発リセット できます。

具体的には、

ファイルを開いた直後の、何も操作していない状態 のまま
[表示] タブ＞ [ユーザー設定のビュー] ＞ [追加]
名前を「標準」や「初期状態」などにして保存

これだけです。あとで表示をどう変えても、このビューを選べば、いつでもまっさらな状態に戻れます。

ステップ1：表示の状態を整える

次に、保存したい状態にシートを整えます。たとえば、

C列とE列を非表示に
ズーム75%
B2でウィンドウ枠を固定
印刷範囲を A1:F30 に設定

このように、保存したい状態を完成させます。

ステップ2：ビューを保存

[表示] タブ＞ [ユーザー設定のビュー] ＞ [追加] をクリック。

「名前」の欄に、わかりやすい名前を入力します（例：「普段モード」「集計モード」「印刷用」）。

このとき、ダイアログの下にある「印刷の設定」「非表示の行・列およびフィルターの設定」のチェックをオンにしておくと、それらの設定もまとめて保存されます。

「OK」をクリックすると、ビューが保存されます。

ステップ3：別のモードを作る

同じシートで、別の表示状態に変更します。

C列とE列を再表示
ズーム100%
ウィンドウ枠の固定を解除
印刷範囲をクリア

そして、再び [ユーザー設定のビュー] ＞ [追加] で「集計モード」として保存。

これを繰り返して、必要なだけビューを作成します。

ビューを切り替える

[表示] タブ＞ [ユーザー設定のビュー] をクリックすると、保存したビューの一覧が表示されます。

切り替えたいビューを選んで、「表示」をクリック。

すると、シートの状態が一瞬で、保存したビューの状態に変わります。

ちょっとした実務シーン

経理部の月次集計のシートを作っているとします。

普段は、内部用の計算列（D列、F列、H列）を非表示にして、結果だけ見ています。月末の集計のときは、すべての列を表示して、計算をチェックします。提出用の印刷では、ヘッダー部分と合計だけを印刷します。

これらの設定を、毎月手動で切り替えていたら、面倒です。1分2分のロスでも、毎月発生すると、年間でけっこうな時間になります。

そこで、

「初期状態」 ：何も操作していないまっさらな状態（リセット用）
「普段モード」 ：内部列非表示
「月末モード」 ：すべての列表示
「印刷モード」 ：印刷範囲指定、ヘッダーと合計のみ

このようにビューを作っておけば、ボタン1つで切り替え られます。作業で表示が散らかっても、「初期状態」を選べばすぐ元通りです。

ビューの削除と変更

ビューの管理は、[表示] タブ＞ [ユーザー設定のビュー] を開いて行います。

削除：選択したビューを削除
表示：選択したビューに切り替え

「変更」ボタンはありません。ビューの内容を変えたい場合は、既存のビューを削除してから、改めて表示状態を整え、同じ名前で新しく保存し直す流れになります。

注意点

ユーザー設定のビューには、いくつかの注意点 があります。

1. テーブル機能があると、ブック全体で使えない

CSVファイルをインポートしたときを思い出してください。テーブルという特別な表でインポートされました。

まだテーブルについては触れていませんが、表の特別な受け皿として設定する機能が存在します。ブック内に そのテーブル機能 が1つでも使われていると、ブック全体で ユーザー設定のビューが 使えなくなります（特定のシートだけでなく、ブック単位で無効になります）。

[ユーザー設定のビュー] ボタンがグレーアウトしている場合は、この状態を疑ってください。使いたい場合は、テーブルを 「範囲に変換」（テーブル内を選択＞ [テーブルデザイン] ＞ [範囲に変換]）すれば、ビュー機能が復活します。

2. シートごとに別管理ではない

ユーザー設定のビューは、ブック単位 で保存されます。シートごとに別のビューを保存することはできません。複数シートをまたいで切り替えたい場合は、それぞれのシートの状態を含めた 全体のビュー として保存する形になります。

3. シートの保護中は機能しないことがある

シートの保護が設定されていると、ビューがうまく機能しない場合があります。保護を解除してから操作してください。

4. 共有ブックでは制約がある

複数人で同時編集している共有ブックでは、ビュー機能に制約があります。

5. 不要なビューは削除する

ユーザー設定のビューは「Excelエントロピー増大の法則」を抑制してくれるツールですが、使い終わったビューが乱立して、どれが何のビューかわからなくなることも、実務ではあるあるです。使用していないビューは、適宜削除しておきましょう。

まとめ

シートの「見た目」を ビュー として保存・切り替え
[表示] タブ＞ [ユーザー設定のビュー] から操作
非表示列、ズーム、固定、印刷範囲などをまとめて保存
最初に「初期状態」を1つ保存 しておくと、いつでもリセットできて便利
テーブル機能があるとブック全体で使えない点には注意

知っている人だけが得をする、地味な裏ワザ的機能。覚えておくと、いざというときに頼りになります。

ショートカット

ユーザー設定のビュー：[ALT] → [W] → [C]