アウトライン機能について

前回のレッスンの最後で、ちらっと出てきた アウトライン（グループ化） という機能を扱います。

複数の行や列をひとつのまとまりとして 「折りたたみ・展開」 できる、優れた機能です。「普段は隠しておきたいけど、必要なときだけ見たい」という要望に、とても柔軟に応えてくれます。

アウトラインのイメージ

アウトラインを設定すると、画面の左側または上側に 「＋」「－」のボタン が表示されます。

非表示と違って、折りたたまれていることが一目でわかる のが、アウトラインの強みです。

折りたたみたい範囲の行、または列を選択します。

たとえば、3〜7行目を1つのグループにしたいなら、行番号3〜7を選択します。

[データ] タブ＞ [グループ化] をクリック。

これで、選択した行・列がひとつのアウトライングループになります。画面の左側（行の場合）に「－」ボタンが現れます。

「－」をクリックすると、グループ化された行が折りたたまれます。「＋」をクリックすると、展開されます。

アウトラインを解除したいときは、以下の2つの方法があります。

シートのアウトラインをすべて解除したいときは、

アウトラインの本当の力は、階層構造 を作れる点にあります。

たとえば、こんな表があるとします。

1月の売上
├─ 営業1課（合計）
│   ├─ 田中
│   ├─ 鈴木
│   └─ 佐藤
└─ 営業2課（合計）
    ├─ 山田
    └─ 高橋

このとき、営業1課のメンバー、営業2課のメンバー、そしてその両方を含む大きなグループ、というように入れ子でグループ化すると、左側に 複数階層のアウトライン が表示されます。

これで、1クリックで詳細度を切り替え られます。

経費精算のシートを作っているとします。1か月分で、項目ごとに細かい明細が並んでいます。

それぞれの項目をグループ化しておけば、「合計だけ見たい」「詳細を確認したい」と、シーンに応じて柔軟に切り替えられます。

アウトラインは便利ですが、最初は感覚をつかむのが難しい 機能でもあります。

コツは次の3点です。

非表示よりも 「隠れていることが一目でわかる」、それがアウトラインの優れたところです。

ただ、行・列の非表示もアウトラインによる非表示も、使いすぎるとファイルの散らかりを加速させます。 どちらも必要最小限にとどめて、すっきりとしたワークシートを保ちましょう。

※ 扱いにくいショートカットキーなので、リボンからの操作が早いかもしれません。